Das Thema Sicherheit sollte möglichst bald aufgegriffen werden, mit Angaben zu Fluchtwegen, Sicherheitspersonal usw. sollte ein Sicherheitskonzept ausgearbeitet werden. Ein reibungslos funktionierendes Sicherheitskonzept ist essenziell für eine erfolgreiche Durchführung eines  Events, eine Menschenmasse die in Panik verfallen ist, darf nicht unterschätzt werden. Sicherheitsfirmen können Sie in der Planung und Umsetzung mit ihrer Erfahrung bestens unterstützen.

Sind diese grundlegenden Entscheidungen gefällt, geht es an die Detailplanung. Anhand der Bedürfnisse der Zielgruppe das Essen bestimmen und sich somit ein passendes Catering Unternehmen wählen. Je nach Location ist die Technik oder zumindest ein Teil davon schon vorhanden. Klären sie ab was vorhanden ist und was davon sie auch nutzen dürfen. Ein Veranstaltungstechnik Partner kann Sie mit dem restlichen Material unterstützen.

Die Wichtigkeit des Zeitpunkts der Veranstaltung wird oft unterschätz, achten Sie auf Feier- und Brückentage und halten sie den Veranstaltungskalender ihrer Zielgruppe im Auge, damit Sie auch die gewünschte Anzahl Gäste erreichen.

Die Auswahl der Locations sollte mir ihrer Zielgruppe und Thema abgestimmt sein, sie soll zum Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer beitragen und ihnen im Gedächtnis bleiben.

Was wollen Sie mit ihrem Event erreichen? Was ist der Anlass für ihren Event? Wollen Sie ein gewisses Image herüberbringen? Die Ziel-Definition die Grundlage für die weitere Planung und dient als Stütze, die entsprechenden Massnahmen zur Ziel-Erreichung zu bestimmen.

Das Ziel bestimmt auch die Zielgruppe mit. Worum geht es bei meinem Event? Welche Leute soll unser Event ansprechen? Neben persönlichen Kriterien wie Alter, Beruf, Interessen oder beruflichen Kriterien wie Branche oder Position spielen auch Aspekte wie Stammgäste oder Neukunden Gewinnung eine Rolle.

Im Rahmen der Zielgruppendefinition muss auch das Thema spezifiziert werden. Gibt es ein übergeordnetes Thema für meinen Event? Wie verkaufe ich dieses Thema meinen Kunden?