Tipps und Tricks rund um den Event

Die nächste Veranstaltung steht vor der Türe und es gibt 1000 Dinge zu erledigen

Location
Bewilligungen
Künstler
Ticket-Verkauf
Sicherheit der Veranstaltung
Essen/Trinken
Veranstaltungstechnik
etc.

Die Organisation ist eine komplexe Angelegenheit, vor allem im Hintergrund, denn die zahlreichen Gewerke, müssen sich gegenseitig perfekt in die Hände arbeiten um einen erfolgreichen Event zu garantieren. Und die ToDo-Listen nehmen kein Ende..

Doch wie ist die Herangehensweise, wenn es um Veranstaltungsplanung geht? Ein guter Beginn der Planung ist das übergeordnete Ziel des Events zu definieren, zum Beispiel mit einem Brainstorming. Um dieses Ziel zu erreichen kommt man nicht mehr um eine zielgerichtete Veranstaltungsplanung umhin und die ToDo-Listen werden immer wie länger. Den Überblick zu behalten ist da teilweise nicht leicht, daher haben wir für Sie eine Übersicht erstellt, was zu beachten ist.

Startphase

Ziel

Was wollen Sie mit ihrem Event erreichen? Was ist der Anlass für ihren Event? Wollen Sie ein gewisses Image herüberbringen? Die Ziel-Definition die Grundlage für die weitere Planung und dient als Stütze, die entsprechenden Massnahmen zur Ziel-Erreichung zu bestimmen.

Zielgruppe

Das Ziel bestimmt auch die Zielgruppe mit. Worum geht es bei meinem Event? Welche Leute soll unser Event ansprechen? Neben persönlichen Kriterien wie Alter, Beruf, Interessen oder beruflichen Kriterien wie Branche oder Position spielen auch Aspekte wie Stammgäste oder Neukunden Gewinnung eine Rolle.

Thema

Im Rahmen der Zielgruppendefinition muss auch das Thema spezifiziert werden. Gibt es ein übergeordnetes Thema für meinen Event? Wie verkaufe ich dieses Thema meinen Kunden?

Budget

Im Vorfeld muss selbstverständlich ein Budget erstellt werden. Welche Mittel stehen mir zur Verfügung? Kann ich mit diesen meine Ziele erreichen? Check Listen können helfen um sich vor Augen zu halten, mit welchem Kostenaufwand ungefähr gerechnet werden muss. Richten Sie dabei auch einen Blick auf den Event vom letzten Jahr: Wo hätte man mehr Budgetieren müssen und wo hätte man Einsparungen machen können.

Rahmenbedingungen

Location

Die Auswahl der Locations sollte mir ihrer Zielgruppe und Thema abgestimmt sein, sie soll zum Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer beitragen und ihnen im Gedächtnis bleiben.

Zeitpunkt

Die Wichtigkeit des Zeitpunkts der Veranstaltung wird oft unterschätz, achten Sie auf Feier- und Brückentage und halten sie den Veranstaltungskalender ihrer Zielgruppe im Auge, damit Sie auch die gewünschte Anzahl Gäste erreichen.

Veranstaltungspartner

Sind diese grundlegenden Entscheidungen gefällt, geht es an die Detailplanung. Anhand der Bedürfnisse der Zielgruppe das Essen bestimmen und sich somit ein passendes Catering Unternehmen wählen. Je nach Location ist die Technik oder zumindest ein Teil davon schon vorhanden. Klären sie ab was vorhanden ist und was davon sie auch nutzen dürfen. Ein Veranstaltungstechnik Partner kann Sie mit dem restlichen Material unterstützen.

Sicherheit

Das Thema Sicherheit sollte möglichst bald aufgegriffen werden, mit Angaben zu Fluchtwegen, Sicherheitspersonal usw. sollte ein Sicherheitskonzept ausgearbeitet werden. Ein reibungslos funktionierendes Sicherheitskonzept ist essenziell für eine erfolgreiche Durchführung eines Events, eine Menschenmasse die in Panik verfallen ist, darf nicht unterschätzt werden. Sicherheitsfirmen können Sie in der Planung und Umsetzung mit ihrer Erfahrung bestens unterstützen.